KI-Automatisierung zur Reaktivierung von Leads & Qualifizierung für Beratungsgespräche

Der Kunde verfügte über tausende ungenutzte Leads aus früheren Kampagnen, die in verschiedenen Tools verstreut lagen. Unsere erste Maßnahme war die Zentralisierung aller Datensätze in einer strukturierten Datenbank mit Dublettenprüfung, Segmentierung und Kategorisierung nach Relevanz. Darauf aufbauend entwickelten wir eine KI-gestützte Automatisierungslösung, die jeden Kontakt sowohl per E-Mail als auch über einen KI-Dialer ansprach. Die Software wurde speziell darauf trainiert, im Telefongespräch relevante Informationen abzufragen, Vertrauen aufzubauen und gezielt zur Terminbuchung für eine Erstberatung zu führen. Parallel dazu wurden die E-Mails personalisiert und dynamisch auf Lead-Verhalten angepasst. Sobald ein Termin vereinbart wurde, erstellte die KI automatisch ein Briefing-Dokument mit den wichtigsten Antworten und Gesprächsnotizen – perfekt vorbereitet für den Closer.

Die größte Herausforderung bestand darin, veraltete und verstreute Lead-Datenbanken zusammenzuführen und die Kontaktstrategie so zu gestalten, dass sie als hilfreich und nicht störend wahrgenommen wird. Zudem musste die KI so trainiert werden, dass sie nicht nur allgemeine Infos sammelt, sondern auch zielgerichtete Gesprächsziele erreicht – basierend auf Vorgaben der Unternehmensberatung (z. B. Unternehmensgröße, aktuelle Herausforderungen, Bedarf in bestimmten Themenfeldern wie Prozessoptimierung oder Digitalisierung).

Nach Implementierung der Lösung verzeichnete der Kunde bereits im ersten Monat: Über 350 reaktivierte Leads, 120 qualifizierte Beratungsgespräche, eine Conversion Rate von 18 % in zahlende Neukunden. Besonders positiv wurde das strukturierte Briefing wahrgenommen: Die Berater konnten effizient und zielgerichtet ins Gespräch einsteigen, da alle relevanten Vorinformationen bereits strukturiert vorlagen. Die gesamte Kommunikation wirkte professionell, personalisiert und zeitsparend – sowohl für das Unternehmen als auch für die Leads. Die Lösung läuft nun vollständig autonom im Hintergrund – und liefert regelmäßig warme Leads, ohne zusätzliches Personal einzusetzen.